Thay đổi địa điểm kinh doanh là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển sang trụ sở mới, dù là trong cùng tỉnh hay khác tỉnh. Nếu không thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối trong việc cập nhật thông tin thuế, hóa đơn, con dấu và các thủ tục hành chính khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ và quy trình thực hiện nhanh chóng, đúng quy định hiện hành, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động kinh doanh.
Thời điểm phù hợp để thay đổi giấy phép địa điểm kinh doanh
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nơi diễn ra hoạt động kinh doanh thực tế. Tuy nhiên, đơn vị này không có mã số thuế riêng, không được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, không có con dấu riêng và cũng không có quyền ký kết hợp đồng.
Chính vì vậy, khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về nơi hoạt động cụ thể, việc thay đổi địa điểm kinh doanh cần được cập nhật trên giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh (hay còn gọi là giấy phép kinh doanh). Việc điều chỉnh này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và đồng bộ trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp mẹ, cũng như tránh những rủi ro khi kiểm tra hoặc làm việc với cơ quan quản lý.
Các trường hợp doanh nghiệp được phép thay đổi địa điểm kinh doanh theo quy định
Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh được hiểu là nơi doanh nghiệp thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh cụ thể. Việc thay đổi địa điểm kinh doanh cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp pháp trong suốt quá trình hoạt động.
Căn cứ tại khoản 2 Điều 65 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp khắc phục vi phạm theo yêu cầu tại Thông báo vi phạm và được cơ quan chức năng đồng ý cho phép tiếp tục thay đổi thông tin đăng ký.
- Trong quá trình giải thể, doanh nghiệp cần cập nhật một số nội dung trong đăng ký kinh doanh, bao gồm cả thay đổi địa điểm kinh doanh, để hoàn tất hồ sơ giải thể theo quy định. Khi đó, hồ sơ cần bổ sung văn bản giải trình lý do thay đổi.
- Doanh nghiệp nhận được văn bản đồng ý từ tổ chức hoặc cá nhân có liên quan (theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 65) cho phép thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
- Trường hợp doanh nghiệp đã được chuyển đổi tình trạng từ “Không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký” sang trạng thái “Đang hoạt động” theo cập nhật từ cơ quan đăng ký kinh doanh.
Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh theo quy định mới
Việc thay đổi địa chỉ kinh doanh là thủ tục cần thiết khi doanh nghiệp chuyển vị trí hoạt động sang nơi khác, dù trong cùng hay khác khu vực hành chính. Tùy vào việc địa điểm mới có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không, quy trình và thủ tục sẽ có sự khác biệt nhất định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các thủ tục khi thay đổi địa điểm kinh doanh theo quy định tại khoản 2, 3 Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
Thay đổi địa điểm kinh doanh nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Khi doanh nghiệp di chuyển địa điểm kinh doanh nhưng vẫn nằm trong cùng quận/huyện và cùng tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan thuế quản lý vẫn giữ nguyên. Khi đó, thủ tục thực hiện tại Sở Tài chính (hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư tùy theo địa phương). Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình thay đổi địa điểm, giúp đảm bảo việc nộp hồ sơ diễn ra suôn sẻ và đúng quy định. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý, tránh việc bị từ chối hồ sơ do thiếu thông tin hoặc sai mẫu. Dưới đây là những hồ sơ cần chuẩn bị:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh (theo mẫu Phụ lục II-9 ban hành kèm Nghị định 01/2021/NĐ-CP);
- Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho đơn vị tư vấn thực hiện thay mặt).
Bước 2: Nộp hồ sơ Có thể nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính nơi đặt địa điểm kinh doanh, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Tiếp nhận và xử lý Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý yêu cầu, cập nhật thông tin mới vào Cơ sở dữ liệu quốc gia và cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ sẽ có văn bản từ chối kèm lý do cụ thể.
Bước 4: Nhận kết quả
Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh đã được cập nhật địa chỉ mới. Đây là văn bản pháp lý xác nhận việc thay đổi đã hoàn tất và có hiệu lực. Sau khi nhận được giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần rà soát lại các thông tin để đảm bảo không có sai sót, đồng thời tiến hành cập nhật địa chỉ mới trên bảng hiệu, hóa đơn, chữ ký số và các tài liệu liên quan để đảm bảo tính đồng bộ trong toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Xem thêm: Cập nhật mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất
Thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý
Nếu doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh sang quận/huyện khác hoặc tỉnh/thành phố khác so với nơi đăng ký cũ, sẽ đồng thời phát sinh các thủ tục khi thay đổi địa điểm kinh doanh liên quan đến cơ quan thuế.
Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký tại Sở Tài chính
Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi địa điểm kinh doanh, việc đầu tiên cần làm là cập nhật thông tin đăng ký hoạt động tại cơ quan có thẩm quyền. Đây là bước bắt buộc nhằm đảm bảo tính pháp lý cho địa điểm kinh doanh mới và tránh các vấn đề phát sinh liên quan đến quản lý thuế, hóa đơn, hoặc kiểm tra hành chính sau này. Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh;
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).
Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 2: Thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh tại Sở Tài chính hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện nghĩa vụ kê khai và cập nhật thông tin với cơ quan thuế. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động kê khai, nộp thuế được diễn ra đúng địa bàn quản lý mới, đồng thời tránh các rủi ro liên quan đến việc sai lệch thông tin doanh nghiệp trong hệ thống dữ liệu thuế.
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (mẫu theo quy định);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh mới.
Sau khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế nơi chuyển đi về việc doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục thông báo chuyển địa điểm tại cơ quan thuế quản lý mới trong vòng 10 ngày làm việc. Việc này nhằm đảm bảo cơ quan thuế mới cập nhật chính xác và kịp thời thông tin địa chỉ mới của doanh nghiệp, giúp quá trình quản lý thuế và các nghĩa vụ tài chính được thực hiện thuận lợi.
- Văn bản đề nghị cập nhật thông tin địa chỉ mới;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.
Giải đáp những thắc mắc thường gặp khi tiến hành thay đổi địa điểm kinh doanh
Việc thay đổi địa điểm kinh doanh là một bước quan trọng đối với doanh nghiệp khi cần mở rộng hoặc di chuyển hoạt động sang nơi mới. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp còn băn khoăn về các thủ tục pháp lý cũng như các quy định liên quan đến việc thay đổi này. Dưới đây tổng hợp và giải đáp những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất khi làm hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh, giúp bạn nắm vững thông tin cần thiết cho bước quan trọng này.
Khi thay đổi địa điểm kinh doanh, có cần cấp lại Giấy phép kinh doanh không?
Theo quy định hiện hành, việc thay đổi địa điểm kinh doanh không bắt buộc doanh nghiệp phải cấp lại Giấy phép kinh doanh (GPKD). Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục điều chỉnh nội dung đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh theo quy định. Căn cứ vào Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh theo mẫu được quy định;
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh hiện tại.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm mới hoặc qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp điện tử. Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới.
Xem thêm: Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng, đúng luật
Thủ tục thuế cần làm gì khi chuyển địa điểm kinh doanh sang khu vực thuế khác?
Nếu địa điểm kinh doanh mới nằm trong khu vực thuộc sự quản lý của cơ quan thuế khác, doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục về thuế khi thay đổi địa điểm kinh doanh . Cụ thể, doanh nghiệp cần:
- Thông báo cho cơ quan thuế hiện tại về việc chuyển địa điểm kinh doanh;
- Hoàn thành các nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí phát sinh tại cơ quan thuế cũ;
- Đăng ký nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế quản lý địa điểm kinh doanh mới.
Việc thực hiện các thủ tục thuế có thể được tiến hành trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua mạng điện tử tùy theo quy định.
Hướng dẫn thay đổi tên địa điểm kinh doanh theo đúng quy định pháp luật
Tên địa điểm kinh doanh được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và có thể được thay đổi khi cần thiết. Việc thay đổi tên phải tuân thủ quy định tại Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ thay đổi tên địa điểm kinh doanh bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh theo mẫu;
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh hiện tại.
Lưu ý rằng tên địa điểm kinh doanh mới phải phù hợp với các quy định đặt tên doanh nghiệp tại Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Những điều doanh nghiệp cần chú ý khi thực hiện thay đổi địa điểm kinh doanh
Trong quá trình thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp đúng thời hạn;
- Thanh toán lệ phí liên quan theo quy định hiện hành;
- Cập nhật chính xác địa chỉ mới trên tất cả các giấy tờ liên quan như hóa đơn, con dấu, giấy phép…
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:
- Nếu việc thay đổi địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, cần thực hiện các thủ tục thuế theo đúng quy định pháp luật;
- Nếu địa điểm mới vẫn nằm trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì không cần thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Việc thay đổi địa điểm kinh doanh không chỉ là một thủ tục hành chính thông thường, mà còn là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình phát triển. Hy vọng những hướng dẫn và lưu ý của Luật Ngô Huỳnh Trần sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh một cách nhanh chóng, hiệu quả và đúng quy định.
