Trong quá trình thành lập công ty, khắc con dấu công ty là một thủ tục không thể thiếu để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là dấu hiệu nhận diện quan trọng trong các văn bản, hợp đồng, giao dịch hành chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình và những lưu ý khi thực hiện. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến khắc con dấu công ty để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.
Vai trò và ý nghĩa của con dấu trong doanh nghiệp
Hiện nay, mặc dù pháp luật chưa có định nghĩa cụ thể về con dấu doanh nghiệp, nhưng trên thực tế, có thể hiểu đây là công cụ được dùng để đóng trên các loại giấy tờ, văn bản do doanh nghiệp phát hành. Mỗi con dấu mang một thiết kế riêng biệt, đóng vai trò nhận diện pháp lý giữa các tổ chức khác nhau.
Con dấu không chỉ là biểu tượng đại diện cho doanh nghiệp mà còn có giá trị pháp lý trong việc xác thực quyền hạn và trách nhiệm. Do đó, quá trình khắc con dấu công ty cần được thực hiện nghiêm túc, và việc bảo quản con dấu sau khi khắc cũng phải hết sức cẩn trọng nhằm hạn chế rủi ro thất lạc hoặc bị sử dụng sai mục đích.
Thay đổi quy định pháp lý về việc khắc con dấu công ty
Trước kia, hoạt động sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức từng được quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP. Theo đó, con dấu là công cụ thể hiện tư cách pháp lý và có giá trị xác thực đối với các loại văn bản, giấy tờ do cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị kinh tế hay các tổ chức khác ban hành. Việc khắc con dấu công ty và quản lý con dấu đều phải tuân theo các quy định chặt chẽ của Nghị định này.
Tuy nhiên, quy định pháp luật về con dấu doanh nghiệp đã có sự thay đổi đáng kể. Nghị định 58/2001/NĐ-CP hiện đã được thay thế bằng Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Theo quy định mới, việc khắc con dấu công ty của doanh nghiệp không còn bị ràng buộc chung bởi quy định quản lý con dấu như trước. Thay vào đó, doanh nghiệp được thực hiện việc khắc và sử dụng con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Đầu tư 2020, mang lại sự chủ động và linh hoạt hơn trong quá trình hoạt động.
Những điều cần nắm rõ khi khắc con dấu công ty
Việc khắc con dấu công ty là bước quan trọng, được quy định rõ trong Luật Doanh nghiệp 2020 và các nghị định hướng dẫn liên quan. Doanh nghiệp có toàn quyền lựa chọn số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình, bao gồm cả dấu của chi nhánh hay văn phòng đại diện. Dưới đây là những điểm quan trọng cần nắm khi tiến hành khắc dấu công ty:
Quyền quyết định thuộc về ai?
Tùy theo loại hình doanh nghiệp, người có thẩm quyền quyết định về việc khắc con dấu công ty cũng sẽ khác nhau:
- Doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp có toàn quyền quyết định.
- Công ty hợp danh: Quyết định bởi hội đồng thành viên.
- Công ty TNHH: Thuộc về hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty.
- Công ty cổ phần: Do hội đồng quản trị quyết định, trừ khi điều lệ có quy định riêng.
Các nội dung trên được quy định rõ tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
Hình thức mẫu con dấu
Khi khắc con dấu giá rẻ, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình dáng khác nhau như hình tròn, đa giác hoặc hình bất kỳ. Tuy nhiên, trong nội bộ một doanh nghiệp, mẫu dấu cần thống nhất về kiểu dáng, kích thước và thông tin thể hiện.
Thông tin cần có trên con dấu
Một mẫu con dấu hợp lệ cần có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thêm hình ảnh hoặc ngôn ngữ khác, miễn là không vi phạm quy định pháp luật, đặc biệt là Điều 14 của Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
Những yếu tố bị cấm khi khắc con dấu công ty
Khi thiết kế nội dung và hình thức con dấu, doanh nghiệp tuyệt đối không được sử dụng các yếu tố sau:
- Biểu tượng như Quốc huy, Quốc kỳ, Đảng kỳ.
- Tên, biểu trưng của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội hoặc đơn vị vũ trang.
- Những từ ngữ, hình ảnh phản cảm, trái thuần phong mỹ tục, vi phạm đạo đức, văn hóa dân tộc.
Ngoài ra, việc sử dụng hình ảnh hoặc ký hiệu phải tuân thủ luật sở hữu trí tuệ để tránh tranh chấp không mong muốn.
Xem thêm: Khắc con dấu công ty ở đâu nhanh, rẻ và đúng thủ tục?
Những thay đổi quan trọng về con dấu trong Luật Doanh nghiệp 2020
Việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Với sự ra đời của Luật Doanh nghiệp năm 2020, nhiều quy định mới về con dấu đã được cập nhật nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động của các công ty. Dưới đây là những thay đổi đáng chú ý trong luật liên quan đến con dấu doanh nghiệp:
Chữ ký số được công nhận như con dấu doanh nghiệp
Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức công nhận hai hình thức con dấu hợp pháp:
- Dấu khắc truyền thống được tạo tại các cơ sở khắc dấu;
- Dấu điện tử dưới dạng chữ ký số theo quy định về giao dịch điện tử.
Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa là một dạng chữ ký điện tử có khả năng mã hóa thông tin, đóng vai trò thay thế chữ ký tay trên các văn bản kỹ thuật số. Do đó, việc sử dụng chữ ký số thay cho khắc con dấu công ty truyền thống ngày càng phổ biến, nhất là trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay.
Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về con dấu
Trước đây, theo quy định cũ, nội dung con dấu bắt buộc phải bao gồm tên và mã số doanh nghiệp. Nhưng từ năm 2021, doanh nghiệp đã có quyền quyết định toàn bộ yếu tố liên quan đến con dấu của mình: loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung.
Không chỉ áp dụng cho trụ sở chính, quyền này còn mở rộng đến chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc bất kỳ đơn vị phụ thuộc nào khác của doanh nghiệp. Đây là bước tiến lớn trong việc trao quyền chủ động cho doanh nghiệp về việc lựa chọn và khắc con dấu công ty theo nhu cầu sử dụng.
Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng
Một thay đổi đáng chú ý khác là việc bãi bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Nếu như trước đây, việc này là bắt buộc để công khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia, thì kể từ ngày 01/01/2021, thủ tục này không còn cần thiết.
Quy định linh hoạt hơn trong quản lý và sử dụng con dấu
Luật Doanh nghiệp 2020 không chỉ cho phép doanh nghiệp tự xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu, mà còn mở rộng quyền này cho các đơn vị trực thuộc như chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Theo đó, thay vì chỉ tuân theo điều lệ công ty như trước, việc quản lý con dấu có thể thực hiện theo quy chế riêng do từng đơn vị ban hành. Điều này phù hợp với cơ cấu tổ chức đa dạng và quy mô ngày càng mở rộng của các doanh nghiệp hiện đại.
Tuy nhiên, một điểm quan trọng cần lưu ý là từ năm 2021, doanh nghiệp không còn được tùy ý thỏa thuận với bên thứ ba về việc sử dụng con dấu trong các giao dịch. Việc sử dụng dấu phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Xem thêm: Bảng giá + Chi phí dịch vụ thành lập công ty trọn gói TPHCM
Điều kiện sử dụng con dấu theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định liên quan đến việc khắc con dấu công ty đã có nhiều điểm rõ ràng và linh hoạt hơn. Cụ thể:
- Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng con dấu truyền thống được khắc tại các cơ sở khắc dấu chuyên nghiệp, hoặc sử dụng dấu dưới dạng chữ ký số theo các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Về hình thức và nội dung, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc quyết định loại dấu, số lượng, thiết kế và nội dung thể hiện trên con dấu dành cho trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hay các đơn vị trực thuộc.
- Việc bảo quản và sử dụng con dấu sẽ tuân theo Điều lệ công ty hoặc các quy chế nội bộ do doanh nghiệp ban hành. Mọi giao dịch có sử dụng con dấu phải phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Những lưu ý pháp lý khi sử dụng con dấu doanh nghiệp
Việc sử dụng và bảo quản con dấu của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định trong Điều lệ công ty. Theo Khoản 3 Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu có thể được dùng trong các giao dịch nếu pháp luật yêu cầu hoặc nếu các bên liên quan có sự thống nhất về việc sử dụng dấu.
Nói cách khác, doanh nghiệp có quyền chủ động trong việc quản lý và sử dụng con dấu của mình, miễn là nội dung này đã được quy định rõ trong Điều lệ. Quyền này chỉ bị giới hạn trong những trường hợp pháp luật bắt buộc phải đóng dấu.
Trong các hoạt động ký kết, giao dịch với đối tác, việc văn bản có cần đóng dấu hay không sẽ tùy thuộc vào quy định nội bộ của công ty và thỏa thuận giữa các bên. Do đó, trước khi khắc con dấu công ty, công ty cần cân nhắc rõ mục đích sử dụng để đảm bảo đúng quy định pháp luật và phù hợp với nhu cầu thực tế.
Quy trình khắc con dấu công ty tại công ty luật Ngô Huỳnh Trần
Nếu bạn đang cần khắc con dấu cho doanh nghiệp nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, thì Công ty Luật Ngô Huỳnh Trần chính là địa chỉ đáng tin cậy để bạn yên tâm lựa chọn. Chúng tôi cung cấp dịch vụ khắc con dấu nhanh chóng, đúng pháp lý, với quy trình đơn giản như sau:
- Tiếp nhận yêu cầu: Khách hàng cung cấp thông tin cơ bản như: tên doanh nghiệp, mã số thuế, loại hình công ty và nhu cầu cụ thể về loại dấu (dấu tròn, dấu chức danh, dấu tên…).
- Tư vấn và thiết kế mẫu dấu: Chúng tôi sẽ tư vấn loại dấu phù hợp với pháp luật hiện hành, đồng thời gửi mẫu thiết kế để khách hàng duyệt trước khi khắc.
- Tiến hành khắc dấu: Sau khi duyệt mẫu, đội ngũ kỹ thuật tiến hành khắc dấu trên máy khắc laser chuyên dụng, đảm bảo độ nét cao, đúng nội dung, đúng kích thước.
- Bàn giao và hướng dẫn sử dụng: Con dấu hoàn thiện sẽ được giao tận nơi hoặc khách hàng có thể đến nhận trực tiếp. Chúng tôi cũng hướng dẫn cách bảo quản và sử dụng dấu đúng quy định.
- Hỗ trợ pháp lý (nếu cần): Nếu khách hàng cần hỗ trợ đăng tải mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia hoặc tư vấn các thủ tục pháp lý liên quan, đội ngũ luật sư sẽ hỗ trợ tận tình.
Bài viết trên đã cho thấy tầm quan trọng của việc khắc con dấu công ty trong quá trình thành lập và vận hành công ty. Thông qua việc cập nhật các quy định mới theo Luật Doanh nghiệp 2020, bài viết giúp người đọc hiểu rõ quyền chủ động của doanh nghiệp trong việc thiết kế, sử dụng và quản lý con dấu, từ đó tránh những sai sót pháp lý không đáng có.
