Việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển sang địa điểm kinh doanh mới, dù trong cùng tỉnh hay sang tỉnh khác. Nếu thực hiện không đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối về pháp lý, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở chính từ A đến Z, giúp bạn nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, các bước thực hiện cũng như lưu ý quan trọng cần biết.
Hướng dẫn đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần
Việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính là một trong những bước quan trọng trong quá trình cập nhật thông tin doanh nghiệp. Đặc biệt đối với công ty cổ phần, việc chuyển trụ sở không chỉ liên quan đến giấy tờ nội bộ mà còn phải tuân thủ quy trình pháp lý chặt chẽ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty theo đúng quy định mới nhất năm 2025.
Xử lý nghĩa vụ thuế nếu chuyển địa chỉ sang khu vực có cơ quan thuế khác quản lý
Trước khi thực hiện bước nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra xem việc thay đổi địa chỉ trụ sở có dẫn đến việc chuyển cơ quan thuế quản lý hay không. Nếu có, cần hoàn tất các nghĩa vụ về thuế tại cơ quan cũ.
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, công ty cổ phần phải làm thủ tục chốt thuế, gồm:
- Báo cáo thuế đến thời điểm chuyển đổi;
- Quyết toán thuế;
- Xác nhận không còn nợ thuế.
Hoàn tất các thủ tục này là điều kiện tiên quyết trước khi tiếp tục quá trình đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Sau khi xử lý xong các vấn đề liên quan đến thuế (nếu có), doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hợp lệ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu 12 – phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC);
- Bản sao hợp lệ hoặc bản chính nghị quyết/quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc thay đổi địa chỉ;
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu doanh nghiệp được thành lập trước 01/07/2025);
- Giấy ủy quyền hợp lệ trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
Lưu ý: Địa chỉ mới cần được cập nhật đúng theo danh mục địa giới hành chính có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 nhằm tránh hồ sơ bị từ chối.
Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả xử lý từ cơ quan đăng ký kinh doanh
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan tiếp nhận sẽ thực hiện quy trình xử lý như sau:
- Cấp giấy biên nhận và lịch trả kết quả;
- Chuyển thông tin sang cơ quan thuế quản lý mới;
- Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế phản hồi về tình trạng nghĩa vụ thuế (nếu có);
- Trong 3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có cập nhật địa chỉ trụ sở chính đã thay đổi.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo bằng văn bản yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin.
Xem thêm: Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng, đúng luật
Những việc cần làm sau khi hoàn tất đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty cổ phần
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp – đặc biệt là công ty cổ phần – cần thực hiện thêm một số bước quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh. Dưới đây là những lưu ý quan trọng về nghĩa vụ, con dấu, hóa đơn và các trường hợp đặc biệt có thể phát sinh sau khi thay đổi địa chỉ.
Quyền và nghĩa vụ vẫn giữ nguyên sau khi chuyển địa chỉ trụ sở
Nhiều doanh nghiệp lo lắng liệu việc chuyển trụ sở có ảnh hưởng đến quyền lợi pháp lý hay trách nhiệm hiện hành không. Thực tế, pháp luật đã quy định rõ ràng vấn đề này để doanh nghiệp yên tâm khi thực hiện thay đổi.
Căn cứ vào khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm phát sinh hay mất đi quyền và nghĩa vụ của công ty cổ phần. Tất cả tài sản, hợp đồng, mã số thuế, con dấu… vẫn có hiệu lực tại địa chỉ mới, không cần gia hạn hay làm lại.
Trường hợp thay đổi do điều chỉnh địa giới hành chính
Nếu địa chỉ trụ sở thay đổi do sáp nhập địa phương, đổi tên quận, phường… doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Thay vào đó, chỉ cần gửi thông báo cập nhật thông tin tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh khi:
- Doanh nghiệp muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới;
- Hoặc khi thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác như người đại diện pháp luật, ngành nghề,…
Trường hợp này không cần hồ sơ thay đổi trụ sở như thông thường mà chỉ cần nộp thông báo cập nhật.
Xem thêm: Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh uy tín, nhanh gọn
Cập nhật con dấu công ty khi có địa chỉ mới
Khi địa chỉ trên con dấu không còn đúng sau khi thay đổi trụ sở, doanh nghiệp cần cân nhắc thay mới để đảm bảo tính hợp lệ khi sử dụng trong giao dịch và hồ sơ. Trong trường hợp con dấu hiện tại còn thể hiện địa chỉ cũ, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục khắc lại con dấu mới. Điều này nhằm đồng bộ thông tin và tránh rủi ro khi thực hiện các giao dịch pháp lý có liên quan đến địa chỉ doanh nghiệp.
Hóa đơn doanh nghiệp sau khi chuyển trụ sở
Một vấn đề thường bị bỏ sót sau khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty là việc xử lý hóa đơn – đặc biệt khi công ty vẫn còn hóa đơn giấy.
- Nếu thay đổi trụ sở nhưng vẫn trong cùng quận/huyện, công ty cổ phần có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cũ. Tuy nhiên, phải khắc thêm con dấu chứa địa chỉ mới và đóng vào từng liên hóa đơn. Đồng thời, gửi công văn đến cơ quan thuế để xin phép sử dụng hóa đơn cũ.
- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gửi thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế, đồng thời liên hệ đơn vị phát hành hóa đơn để cập nhật thông tin địa chỉ mới lên hệ thống.
Xem thêm: Cập nhật mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất
Các trường hợp công ty không được thực hiện đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp
Trong một số tình huống đặc biệt, công ty cổ phần sẽ không được phép thực hiện các thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cả việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ bị từ chối nếu rơi vào các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ban hành Thông báo vi phạm và nằm trong diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã có quyết định thu hồi chính thức;
- Công ty đang trong giai đoạn giải thể theo quyết định nội bộ;
- Có yêu cầu tạm dừng từ phía Tòa án, cơ quan thi hành án hoặc các cơ quan điều tra, bao gồm cả các chức danh theo quy định tại Bộ luật Tố tụng hình sự;
- Doanh nghiệp bị xác định là “không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, dẫn đến tình trạng pháp lý không đủ điều kiện để cập nhật thông tin như đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính hay thay đổi các nội dung khác trong hồ sơ pháp lý.
Dịch vụ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại Luật Ngô Huỳnh Trần
Trong năm 2025, nhiều quy định pháp lý liên quan đến việc thay đổi địa chỉ công ty có thể khiến doanh nghiệp gặp không ít vướng mắc nếu không nắm rõ quy trình. Hiểu được điều đó, Luật Ngô Huỳnh Trần cung cấp dịch vụ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính nhanh chóng, chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn đến hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty đúng theo quy định hiện hành. Các nội dung hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm:
- Tư vấn các điều kiện pháp lý và tình huống liên quan khi thay đổi trụ sở
- Soạn thảo hồ sơ, đại diện làm việc với cơ quan nhà nước
- Tư vấn và hướng dẫn các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi trụ sở
- Hỗ trợ điều chỉnh thông tin hóa đơn và các vấn đề liên quan
Để quá trình đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Liên hệ ngay Luật Ngô Huỳnh Trần để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói từ A đến Z. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi bước thay đổi pháp lý cần thiết.
