Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thay đổi kế hoạch kinh doanh, việc chuyển địa chỉ trụ sở sang quận khác là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để tránh rắc rối pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, các doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục chuyển quận cho công ty, bao gồm hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước để thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phân biệt 2 trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận
Khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyển địa chỉ trụ sở sang quận khác, việc nắm rõ quy trình pháp lý là điều cần thiết để tránh bị gián đoạn hoạt động kinh doanh. Trong thực tế, thủ tục chuyển quận cho công ty sẽ có sự khác biệt tùy thuộc vào cơ quan thuế hiện tại đang quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là 2 trường hợp phổ biến doanh nghiệp cần lưu ý:
Doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý
Với các công ty thuộc đối tượng quản lý của Cục Thuế như: công ty có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, kiểm toán, tài chính, chứng khoán,… việc chuyển địa chỉ trụ sở sang quận khác không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.
Vì vậy, thủ tục chuyển quận cho công ty trong trường hợp này sẽ tương tự như khi thay đổi địa chỉ trong cùng quận. Cụ thể:
- Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ gửi đến Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố để xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo địa chỉ mới.
- Không cần làm thủ tục chốt thuế hay chuyển cơ quan thuế.
Doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý
Trái với trường hợp trên, nếu doanh nghiệp hiện đang do Chi cục Thuế quản lý, việc thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác sẽ kéo theo thay đổi cơ quan thuế quản lý. Lúc này, thủ tục chuyển quận cho công ty sẽ phức tạp hơn và cần thực hiện đủ 3 bước chính:
- Bước 1: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Bước 2: Thực hiện thủ tục chốt thuế/quyết toán thuế tại Chi cục Thuế quận cũ.
- Bước 3: Làm thủ tục đăng ký thuế tại Chi cục Thuế quận/huyện mới sau khi hoàn tất chốt thuế.
Hướng dẫn hồ sơ và thủ tục chuyển quận cho công ty tại Sở Kế hoạch & Đầu tư
Khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở sang quận khác, việc thực hiện thủ tục chuyển quận cho công ty là điều bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý trong hoạt động kinh doanh. Đây cũng là một phần quan trọng trong thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, cần được thực hiện đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý.
Dưới đây là danh sách hồ sơ cần chuẩn bị và cách thức nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông tin chuyển địa chỉ trụ sở sang quận/huyện khác.
- Giấy ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của công ty.
- Bản sao công chứng căn cước công dân/CMND của người được ủy quyền.
- Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên hoặc doanh nghiệp tư nhân.
- Biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ khác quận của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên và công ty hợp danh).
- Biên bản họp và quyết định chuyển địa chỉ khác quận của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).
Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền có thể lựa chọn một trong hai cách sau:
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Sở KH&ĐT nơi công ty đặt trụ sở chính;
- Nộp trực tuyến tại cổng thông tin điện tử: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận, Sở KH&ĐT sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ đã được cập nhật. Việc hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, đặc biệt là khi có sự thay đổi quận/huyện, là bước quan trọng nhằm đảm bảo doanh nghiệp duy trì hoạt động đúng pháp luật.
Thủ tục thuế tại cơ quan thuế quận/huyện cũ
Trong quá trình làm thủ tục chuyển quận cho công ty, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện một số bước quan trọng tại cơ quan thuế quản lý cũ, bao gồm:
- Thực hiện thủ tục quyết toán hoặc chốt thuế theo quy định;
- Nộp hồ sơ xin chuyển quận đầy đủ;
- Liên hệ cán bộ thuế để xác định rõ ràng về nghĩa vụ quyết toán hay chỉ cần chốt thuế.
Lưu ý: Không phải tất cả doanh nghiệp đều phải quyết toán thuế khi làm thủ tục chuyển quận cho công ty. Tuy nhiên, tại một số Chi cục Thuế, đặc biệt ở các thành phố lớn như TP.HCM và Hà Nội, việc quyết toán thuế có thể là bắt buộc.
Thủ tục quyết toán thuế
Quyết toán thuế là bước kiểm tra toàn bộ hóa đơn, chứng từ và báo cáo tài chính của công ty kể từ kỳ quyết toán thuế trước đó. Nếu phát hiện sai phạm, cơ quan thuế sẽ tiến hành truy thu và xử lý theo quy định pháp luật.
- Tại Hà Nội: Các doanh nghiệp có phát sinh doanh thu tại những quận như Cầu Giấy, Tây Hồ khi làm thủ tục chuyển quận cho công ty cần thực hiện quyết toán thuế.
- Tại TP.HCM: Hầu hết các doanh nghiệp đều phải thực hiện quyết toán thuế dù chưa phát sinh doanh thu.
Thủ tục chốt thuế khi chuyển quận
Nếu không phải quyết toán thuế, doanh nghiệp vẫn bắt buộc thực hiện thủ tục chốt thuế trong quy trình thủ tục chuyển quận cho công ty với các bước sau:
- Hủy các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân còn tồn đọng;
- Bổ sung các tờ khai và báo cáo còn thiếu hoặc sai sót;
- Nộp đầy đủ các khoản thuế, tiền phạt hoặc tiền chậm nộp (nếu có).
Nộp hồ sơ xin chuyển quận
Hồ sơ cần chuẩn bị trong quy trình thủ tục chuyển quận cho công ty gồm:
- Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế (mẫu 08-MST);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới;
- Giấy ủy quyền nếu người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật;
- Bản sao CCCD hoặc CMND của người đi nộp hồ sơ.
Thời gian xử lý hồ sơ dao động từ 10 đến 15 ngày làm việc. Sau đó, Chi cục Thuế sẽ cấp mẫu 09-MST, thông báo việc chuyển địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Lưu ý: Một số địa phương như Hà Nội chỉ yêu cầu nộp mẫu 08-MST, doanh nghiệp nên liên hệ trước với cơ quan thuế để xác minh yêu cầu hồ sơ cụ thể khi làm thủ tục chuyển quận cho công ty.
Thủ tục thuế tại cơ quan thuế quận/huyện mới
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế tại quận cũ trong quá trình thủ tục chuyển quận cho công ty, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quận mới bao gồm:
- Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cũ cấp;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Lưu ý: Không phải địa phương nào cũng yêu cầu nộp cả hai loại giấy tờ trên. Ví dụ, ở Hà Nội, có thể không cần nộp mẫu 09-MST. Hãy xác minh trước với cơ quan thuế tại quận mới.
Xem thêm: Thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh uy tín, nhanh gọn
5 công việc quan trọng khi thực hiện thủ tục chuyển quận cho công ty
Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh sang quận mới, việc hiểu rõ thủ tục chuyển quận cho công ty và những công việc cần làm sẽ giúp quá trình diễn ra thuận lợi, tránh phát sinh rắc rối pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Dưới đây là 5 việc cần ưu tiên thực hiện khi chuyển trụ sở sang quận khác.
Khắc lại con dấu pháp nhân mới theo địa chỉ trụ sở
Con dấu pháp nhân của công ty thường chứa thông tin quận/huyện cũ. Khi chuyển sang địa chỉ mới ở quận khác, doanh nghiệp cần khắc lại con dấu mới phù hợp với địa chỉ mới để đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch.
Treo bảng hiệu công ty tại địa điểm mới
Sau khi hoàn tất thủ tục chuyển quận cho công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh, công ty phải làm bảng hiệu mới ghi rõ địa chỉ trụ sở mới và treo ở vị trí dễ nhận thấy. Nếu không thực hiện, công ty có thể bị khóa mã số thuế do không hoạt động tại địa chỉ đăng ký và bị phạt từ 30 triệu đến 50 triệu đồng.
Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử
Khi chuyển quận, doanh nghiệp không cần chốt hay hủy hóa đơn cũ. Tuy nhiên, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, cần kê khai và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế tại quận mới. Trước khi nộp mẫu, công ty vẫn có thể xuất hóa đơn bình thường; sau khi nộp mẫu, việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải tạm dừng cho đến khi có hướng dẫn tiếp theo.
Thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội tại quận cũ và quận mới
Tại quận cũ, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên và thanh toán đầy đủ các khoản BHXH còn nợ (nếu có). Tại quận mới, công ty tiến hành xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
Cập nhật thông tin địa chỉ tại ngân hàng
Địa chỉ công ty được đăng ký khi mở tài khoản ngân hàng. Vì vậy, khi chuyển sang quận mới, doanh nghiệp cần liên hệ ngân hàng để cập nhật lại địa chỉ nhằm tránh sai sót trong các giao dịch tài chính.
Việc thực hiện thủ tục chuyển quận cho công ty cần được tiến hành đúng trình tự để tránh rắc rối pháp lý về sau. Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ các bước theo quy định. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chính xác, việc tìm đến đơn vị tư vấn chuyên nghiệp là rất cần thiết. Nếu bạn đang cần hỗ trợ, hãy liên hệ công ty luật Ngô Huỳnh Trần để được tư vấn chi tiết và đồng hành trọn gói trong quá trình thay đổi địa chỉ trụ sở.
Xem thêm: Cập nhật mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất
