Việc hoàn thiện các thủ tục pháp lý là bước đi không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp mới thành lập nào. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp sẵn sàng vận hành một cách minh bạch, chuyên nghiệp và đúng quy định. Bài viết dưới đây của Công ty Luật Ngô Huỳnh Trần sẽ tổng hợp những thủ tục pháp lý mà doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện trong năm 2025, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót không đáng có.
Công bố thông tin doanh nghiệp mới thành lập theo quy định pháp luật
Một trong những nghĩa vụ pháp lý đầu tiên mà doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện là tiến hành công bố thông tin thành lập công ty. Theo quy định tại Điều 32 của Luật Doanh nghiệp 2020, sau khi được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải đăng tải công khai các thông tin liên quan trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố cần thể hiện đầy đủ các thông tin có trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đồng thời bổ sung các nội dung như:
- Ngành, nghề mà doanh nghiệp đăng ký kinh doanh;
- Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với công ty cổ phần, nếu có).
Hoàn tất kê khai thuế ban đầu: Bước quan trọng sau khi thành lập công ty
Thời gian tối đa để thực hiện thủ tục công bố này là 30 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Khoản 2, Điều 33 của Luật Quản lý thuế năm 2019, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục kê khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu đối với doanh nghiệp mới thành lập thường bao gồm những giấy tờ sau:
- Tờ khai đăng ký áp dụng hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu doanh nghiệp (Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc);
- Văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng, nếu doanh nghiệp đã có vị trí này;
- Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (nếu đã có tài sản);
- Tờ khai lệ phí môn bài;
- Phiếu cung cấp thông tin về doanh nghiệp mới thành lập theo mẫu của cơ quan thuế;
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao có xác nhận một trong các loại giấy tờ tùy thân (CMND, CCCD hoặc Hộ chiếu) của người đại diện theo pháp luật;
- Giấy ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của công ty.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý hoặc nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin thuế điện tử tại địa chỉ: thuedientu.gdt.gov.vn.
Lưu ý: Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp nộp chậm hồ sơ khai thuế ban đầu, có thể bị xử phạt hành chính từ cảnh cáo đến phạt tiền từ 2.000.000 đến 25.000.000 đồng, tùy theo mức độ vi phạm.
Nộp tờ khai và lệ phí thuế môn bài theo quy định hiện hành
Một trong những bước quan trọng mà công ty mới thành lập cần thực hiện ngay sau khi đăng ký là nộp tờ khai thuế môn bài cùng với lệ phí tương ứng. Dưới đây là những quy định chi tiết về thủ tục này:
Thời gian quy định để nộp tờ khai thuế môn bài
Căn cứ Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập sẽ phải hoàn thành việc nộp tờ khai thuế môn bài muộn nhất vào ngày 30 tháng 1 của năm kế tiếp sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động kinh doanh. Trong trường hợp doanh nghiệp có thay đổi về vốn trong năm, thì tờ khai thuế môn bài cũng phải được nộp trước ngày 30 tháng 1 của năm tiếp theo kể từ khi phát sinh thay đổi.
Theo Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên kể từ ngày thành lập hoặc bắt đầu kinh doanh. Tuy nhiên, dù được miễn, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai thuế môn bài đầy đủ.
Lệ phí môn bài mà doanh nghiệp cần hoàn thành
Theo Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), từ năm thứ hai trở đi, doanh nghiệp mới thành lập phải đóng lệ phí môn bài theo mức quy định. Thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp nộp lệ phí môn bài là ngày 30 tháng 1 của năm tiếp theo sau năm thành lập.
Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài theo quy định mới nhất
Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), một số đối tượng được hưởng quyền miễn lệ phí môn bài trong các trường hợp cụ thể sau đây:
- Cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có tổng doanh thu dưới 100 triệu đồng mỗi năm sẽ được miễn lệ phí môn bài.
- Những cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên, không có địa điểm kinh doanh cố định, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính cũng thuộc diện miễn.
- Các cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình chuyên sản xuất muối được hưởng chính sách miễn lệ phí môn bài.
- Tổ chức hoặc cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình nuôi trồng, khai thác thủy sản và cung cấp dịch vụ hậu cần nghề cá cũng nằm trong nhóm được miễn lệ phí.
- Điểm bưu điện văn hóa xã và các cơ quan báo chí bao gồm báo in, báo nói, báo hình và báo điện tử được áp dụng miễn lệ phí môn bài.
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã (bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh) hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp theo quy định pháp luật về hợp tác xã nông nghiệp được miễn lệ phí môn bài.
- Quỹ tín dụng nhân dân cùng các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và doanh nghiệp tư nhân hoạt động tại các vùng miền núi (được xác định theo quy định của Ủy ban Dân tộc) cũng được miễn lệ phí.
- Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên kể từ ngày thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ 01/01 đến 31/12) áp dụng cho:
- Các tổ chức vừa thành lập và đã được cấp mã số thuế hoặc mã số doanh nghiệp mới.
- Hộ gia đình, cá nhân hoặc nhóm cá nhân lần đầu tiên tiến hành hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất.
- Trong thời gian này, nếu doanh nghiệp mới thành lập thành lập thêm chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh thì các đơn vị trực thuộc cũng được miễn lệ phí môn bài tương ứng.
- Các doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh, theo quy định tại Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, sẽ được miễn lệ phí môn bài trong vòng 3 năm kể từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
- Trong thời gian miễn lệ phí, nếu doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập thêm chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh thì các đơn vị này cũng được hưởng miễn lệ phí môn bài tương tự.
- Với các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhỏ và vừa được thành lập trước khi Nghị định này có hiệu lực, thời gian miễn lệ phí môn bài được tính từ ngày Nghị định có hiệu lực đến khi hết thời gian miễn lệ phí của doanh nghiệp mẹ.
Mở tài khoản và báo cáo tài khoản ngân hàng
Tài khoản ngân hàng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với khách hàng, đối tác một cách thuận tiện và minh bạch. Đồng thời, theo quy định hiện hành, các khoản thanh toán hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải được thực hiện qua hình thức chuyển khoản để được tính khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào hợp lệ.
Theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực từ ngày 1 tháng 5 năm 2021, doanh nghiệp mới thành lập không còn phải đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế như trước đây. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu hoạt động.
Mua chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập
Chữ ký số, còn gọi là token, là một công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, mang giá trị pháp lý tương tự như con dấu pháp nhân truyền thống. Việc sử dụng chữ ký số giúp các doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng các thủ tục như kê khai thuế điện tử, khai báo bảo hiểm xã hội trực tuyến, khai hải quan điện tử.
Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc đăng ký và mua chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như Viettel, FPT, CK, Bkav, NACENCOMM, NewTel-CA, SAFE-CA,… là điều cần thiết. Những nhà cung cấp này đã được cấp phép theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật cho doanh nghiệp.
Treo bảng hiệu doanh nghiệp khi mới thành lập
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 37 Luật Doanh Nghiệp năm 2020, tên doanh nghiệp phải được thể hiện rõ ràng tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện cũng như các địa điểm kinh doanh. Đồng thời, tên doanh nghiệp cũng cần xuất hiện trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Trường hợp không thực hiện việc treo bảng hiệu đúng quy định tại các địa điểm nêu trên sẽ phải chịu hình thức xử phạt hành chính. Mức phạt có thể dao động từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng. Nặng hơn, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với việc bị khóa mã số thuế, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Thực hiện khắc con dấu của doanh nghiệp mới thành lập
Ngay khi doanh nghiệp mới thành lập nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bước tiếp theo không thể thiếu là tiến hành khắc con dấu. Luật Doanh nghiệp 2020 đã rút gọn các thủ tục liên quan, trao quyền cho doanh nghiệp tự quyết định về số lượng, kiểu dáng và nội dung con dấu. Hơn nữa, kể từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp mới thành lập không cần phải gửi thông báo mẫu con dấu đến Sở Kế hoạch và Đầu tư trước khi sử dụng, giúp đơn giản hóa quy trình hành chính.
Báo cáo phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đúng quy định
Đối với doanh nghiệp mới thành lập có tài sản cố định, việc đăng ký phương pháp khấu hao tài sản là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Hiện nay, doanh nghiệp mới thành lập được phép lựa chọn phương pháp khấu hao tài sản cố định, đồng thời quyết định thời gian trích khấu hao phù hợp và gửi thông báo đến cơ quan thuế trước khi tiến hành áp dụng.
Có ba phương pháp trích khấu hao tài sản cố định phổ biến mà doanh nghiệp mới thành lập có thể cân nhắc lựa chọn như sau:
- Phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng (hay còn gọi là phương pháp khấu hao tuyến tính).
- Phương pháp trích khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh.
- Phương pháp trích khấu hao dựa trên số lượng hoặc khối lượng sản phẩm.
Hoàn tất thủ tục sử dụng hóa đơn điện tử sau khi đăng ký kinh doanh
Kể từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với tất cả tổ chức kinh doanh khi thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 1 của Thông tư liên quan, tổ chức kinh doanh cần gửi thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn tối đa là hai (02) ngày trước khi chính thức đưa hóa đơn vào sử dụng. Trong trường hợp doanh nghiệp gửi thông báo trễ hoặc không truyền dữ liệu đúng quy định, mức phạt hành chính có thể lên đến 20.000.000 đồng.
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập qua hình thức trực tuyến bao gồm các bước sau:
Bước 1: Sử dụng phần mềm HTKK (Hỗ Trợ Khai Thuế) để tạo thông báo phát hành hóa đơn.
Bước 2: Gửi thông báo vừa lập đến cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử.
Bước 3: Chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ gồm:
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử do người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu.
- Thông báo phát hành hóa đơn.
- Mẫu hóa đơn điện tử dự kiến sử dụng.
Hãy để dịch vụ thành lập doanh nghiệp hỗ trợ bạn từ A-Z chỉ vài ngày là xong giấy phép
Xác định chế độ kế toán phù hợp sau khi đăng ký kinh doanh
Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký kinh doanh, một trong những việc quan trọng mà doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện là xác định chế độ kế toán phù hợp với mô hình hoạt động. Việc lựa chọn đúng chế độ kế toán không chỉ giúp quá trình ghi chép, tổng hợp và báo cáo tài chính diễn ra chính xác mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Căn cứ vào quy mô và loại hình, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các chế độ kế toán sau (ngoại trừ một số lĩnh vực đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm):
- Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng đối với các doanh nghiệp quy mô lớn.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Thông tư 132/2018/TT-BTC: Thiết kế riêng cho các doanh nghiệp siêu nhỏ.
Hoàn tất thủ tục chọn phương pháp khai thuế GTGT sau khi thành lập
Sau khi hoàn tất đăng ký kinh doanh, một trong những bước quan trọng mà doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện là xác định phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT). Việc lựa chọn đúng phương pháp không chỉ quyết định số thuế phải nộp mà còn tác động đến khả năng khấu trừ, hoàn thuế và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí đầu vào của khách hàng, đối tác. Hiện có hai phương pháp áp dụng trong tính thuế GTGT:
- Phương pháp khấu trừ: Đây là phương án được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp có đủ điều kiện. Khi sử dụng phương pháp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp các mẫu tờ khai thuế GTGT như: Mẫu 01/GTGT hoặc 02/GTGT, kèm theo danh mục hóa đơn đầu vào, và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26 (thực hiện theo tháng hoặc quý).
- Phương pháp trực tiếp trên doanh thu: Phương pháp này thường dành cho các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ hoặc không đủ điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ. Theo đó, doanh nghiệp cần nộp tờ khai theo mẫu 04/GTGT và 36/GTGT đến cơ quan thuế.
Thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế trong giai đoạn đầu hoạt động
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế là bước đi quan trọng giúp hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Trong đó, kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là hai nghĩa vụ không thể bỏ qua.
Báo cáo kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN là loại thuế đánh vào lợi nhuận thu được từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai đúng thời hạn theo hai mốc quan trọng sau:
- Tạm tính theo quý: Mỗi quý, doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính. Thời hạn nộp là không muộn hơn ngày thứ 30 của quý kế tiếp.
- Quyết toán theo năm: Sau khi kết thúc năm tài chính hoặc năm dương lịch, doanh nghiệp phải hoàn tất hồ sơ quyết toán thuế TNDN trong vòng 3 tháng.
Báo cáo kê khai thuế thu nhập cá nhân
Việc kê khai thuế TNCN có thể được thực hiện theo tháng, theo quý hoặc theo từng lần phát sinh, tùy thuộc vào tình hình trả lương thực tế và phương thức khai thuế GTGT của doanh nghiệp:
- Nếu doanh nghiệp khai thuế GTGT theo quý thì cũng thực hiện kê khai thuế TNCN theo quý.
- Trong trường hợp không phát sinh khoản trả lương cho bất kỳ cá nhân nào trong quý, doanh nghiệp được miễn nộp tờ khai TNCN cho kỳ đó.
- Nếu có phát sinh trả lương, doanh nghiệp vẫn phải kê khai thuế TNCN dù số thuế phải nộp bằng 0.
Hoàn tất những vấn đề về giấy phép, chứng chỉ, vốn
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, một trong những hành động pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện là góp đủ phần vốn điều lệ như đã cam kết. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020, thời hạn tối đa để góp đủ vốn là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp không đảm bảo đủ vốn trong thời hạn quy định hoặc phát sinh trở ngại về tài chính, doanh nghiệp cần tiến hành điều chỉnh giảm vốn điều lệ nhằm tuân thủ đúng quy định và tránh nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính.
Bên cạnh việc thực hiện góp vốn, doanh nghiệp mới thành lập cũng cần đặc biệt lưu ý đến việc hoàn thiện các điều kiện về pháp lý liên quan đến giấy phép và chứng chỉ hoạt động. Với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp bắt buộc phải xin cấp các loại giấy phép chuyên ngành phù hợp. Một số giấy phép phổ biến bao gồm: giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, giấy phép phòng cháy chữa cháy, giấy phép kinh doanh vận tải, giấy phép hành nghề dược…
Dựa trên những thông tin do công ty luật Ngô Huỳnh Trần vừa đề cập, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về các bước cần thực hiện để doanh nghiệp mới thành lập có thể chính thức vận hành. Việc thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý sau khi thành lập giúp việc xây dựng nền tảng hoạt động ổn định và bền vững cho doanh nghiệp.
