Việc thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng để đưa một ý tưởng kinh doanh vào thực tiễn. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra thuận lợi và đúng pháp luật, các cá nhân và tổ chức cần nắm rõ thủ tục hành chính theo quy định mới nhất. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết thủ tục thành lập doanh nghiệp, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những sai sót không đáng có trong quá trình đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký thành lập công ty theo từng loại hình
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là bước thiết yếu giúp thủ tục thành lập công ty được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà bạn lựa chọn như công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH nhiều thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp danh hay doanh nghiệp tư nhân, bộ hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các giấy tờ cần thiết theo từng mô hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay.
Hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên
Khi tiến hành đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên, người đăng ký cần chuẩn bị bộ hồ sơ với các giấy tờ quan trọng để đảm bảo quá trình xét duyệt diễn ra suôn sẻ. Những giấy tờ sau đây là bắt buộc:
- Đơn đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên theo mẫu quy định.
- Điều lệ công ty TNHH một thành viên được soạn thảo phù hợp với quy định pháp luật.
- Bản sao công chứng căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật công ty.
- Giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách pháp nhân của chủ sở hữu công ty:
- Nếu chủ sở hữu là cá nhân: bản sao công chứng căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
- Nếu chủ sở hữu là tổ chức: bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đầu tư của công ty mẹ.
- Trường hợp chủ sở hữu là tổ chức cần bổ sung văn bản ủy quyền người đại diện theo pháp luật và giấy tờ tùy thân của người đại diện được ủy quyền.
- Nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền cho người nộp thay cùng bản sao giấy tờ cá nhân của người đó.
Lưu ý: Đối với chủ sở hữu hoặc nhà đầu tư nước ngoài, tất cả giấy tờ liên quan phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Hồ sơ thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên
Để thành lập công ty TNHH nhiều thành viên, hồ sơ đăng ký cần được chuẩn bị chi tiết, bao gồm các giấy tờ xác thực danh tính và tư cách pháp nhân của các thành viên góp vốn. Cụ thể:
- Đơn đề nghị đăng ký thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên.
- Điều lệ công ty phù hợp với quy định pháp luật.
- Danh sách các thành viên góp vốn trong công ty, thể hiện tỷ lệ góp vốn rõ ràng.
- Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân (căn cước công dân/hộ chiếu) của người đại diện pháp luật.
- Giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách pháp nhân của các thành viên tổ chức (nếu có):
- Quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
- Văn bản ủy quyền người đại diện theo pháp luật của các thành viên tổ chức và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
- Giấy ủy quyền cùng giấy tờ cá nhân nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.
Lưu ý: Các giấy tờ của thành viên cá nhân hoặc tổ chức là nhà đầu tư nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần
Công ty cổ phần có quy trình thành lập riêng biệt với những yêu cầu hồ sơ cần thiết nhằm đảm bảo đầy đủ thông tin về cổ đông và cơ cấu quản lý. Các giấy tờ quan trọng bao gồm:
- Văn bản đăng ký thành lập công ty cổ phần theo mẫu quy định.
- Điều lệ công ty cổ phần được soạn thảo chi tiết, đáp ứng quy định của pháp luật.
- Danh sách các cổ đông sáng lập cùng tỷ lệ góp vốn.
- Bản sao giấy tờ cá nhân (căn cước công dân/hộ chiếu) của người đại diện pháp luật.
- Giấy tờ pháp lý của cổ đông tổ chức (nếu có), bao gồm quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
- Văn bản ủy quyền cho người đại diện theo pháp luật và bản sao giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền nếu cổ đông là tổ chức.
- Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ thay nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.
Lưu ý: Với cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, mọi giấy tờ liên quan phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Hồ sơ thành lập công ty hợp danh
Để thành lập công ty hợp danh, hồ sơ cần thể hiện rõ danh sách thành viên và quyền, nghĩa vụ của từng thành viên trong công ty. Bộ hồ sơ chuẩn bị bao gồm:
- Văn bản đề nghị đăng ký thành lập công ty hợp danh.
- Điều lệ công ty hợp danh.
- Danh sách đầy đủ các thành viên hợp danh.
- Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân (căn cước công dân/hộ chiếu) của người đại diện pháp luật.
- Giấy tờ pháp lý của các thành viên tổ chức, nếu có, kèm theo văn bản ủy quyền và giấy tờ của người đại diện.
- Giấy ủy quyền cùng giấy tờ cá nhân nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ.
Lưu ý: Trong trường hợp có thành viên hoặc tổ chức nước ngoài, giấy tờ tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Xem thêm: Quy trình thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân
Doanh nghiệp tư nhân có quy trình thành lập đơn giản hơn nhưng vẫn yêu cầu đầy đủ giấy tờ để chứng minh tư cách pháp nhân của chủ doanh nghiệp. Các giấy tờ cần chuẩn bị gồm:
- Đơn đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân theo mẫu quy định.
- Điều lệ doanh nghiệp tư nhân (nếu có).
- Bản sao giấy tờ cá nhân hợp lệ (căn cước công dân hoặc hộ chiếu) của chủ doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện đăng ký mở công ty mới
Dựa trên các quy định tại Điều 32, 33, 34 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thành lập công ty với các loại hình như công ty cổ phần, công ty TNHH (một thành viên hoặc nhiều thành viên), công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân được tiến hành theo các giai đoạn sau:
Soạn thảo đầy đủ hồ sơ để đăng ký thành lập công ty
Trước tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và tài liệu theo yêu cầu tương ứng với loại hình công ty dự kiến thành lập công ty. Trong trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký trực tuyến, hồ sơ phải được chuẩn bị dưới dạng văn bản điện tử, thường là file PDF.
Nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại cơ quan chức năng hoặc qua mạng
Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp với điều kiện của mình, gồm:
- Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh hoặc thành phố nơi đặt trụ sở chính của công ty cần thành lập công ty.
- Thực hiện đăng ký trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiến hành thủ tục thành lập công ty.
Hiện nay, nhiều địa phương ưu tiên tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập công ty qua hình thức trực tuyến nhằm rút ngắn thời gian xử lý. Do đó, để đảm bảo thủ tục đúng quy định và thuận tiện, doanh nghiệp nên liên hệ trước với Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương để được hướng dẫn cụ thể về việc thành lập công ty.
Xét duyệt hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập công ty
Trong vòng từ 3 đến 5 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ thực hiện thẩm định và trả kết quả cho doanh nghiệp theo hai trường hợp:
- Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập công ty.
- Nếu hồ sơ còn thiếu sót hoặc không hợp lệ, cơ quan sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp hoàn chỉnh và nộp lại hồ sơ để tiếp tục quy trình thành lập công ty.
Công khai thông tin công ty mới thành lập trên cổng thông tin quốc gia
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp cần thực hiện việc công khai thông tin thành lập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày, theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc công khai này giúp đảm bảo tính minh bạch và thuận lợi trong quá trình giao dịch với đối tác, khách hàng cũng như các cơ quan quản lý.
Những yêu cầu quan trọng khi đăng ký thành lập công ty
Luật Doanh nghiệp 2020 đã nêu rõ những yêu cầu quan trọng đối với việc tiến hành thủ tục thành lập công ty, áp dụng cho các loại hình như công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn (gồm cả loại hình một thành viên và hai thành viên trở lên), công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân. Sau đây là các điều kiện cơ bản mà doanh nghiệp cần quan tâm:
Tên doanh nghiệp
Theo các quy định tại Điều 37, 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải bao gồm hai phần chính: loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
Tên này không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên toàn quốc. Đồng thời, tên công ty không được sử dụng các từ ngữ gây phản cảm, vi phạm lịch sử, văn hóa hoặc đạo đức xã hội Việt Nam. Ngoài ra, việc dùng tên các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội làm tên công ty cũng bị nghiêm cấm.
Trụ sở chính của công ty
Căn cứ theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 cùng với Điều 3 Luật Nhà ở 2023, địa chỉ đăng ký trụ sở chính của công ty phải nằm trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam và có thông tin rõ ràng như số nhà, tên đường/phố, phường/xã, quận/huyện, thành phố hoặc tỉnh.
Địa chỉ này không nên đặt tại các khu chung cư hoặc nhà tập thể, trừ khi là những khu căn hộ hỗn hợp được phép kinh doanh thương mại. Ngoài ra, trụ sở chính cần cung cấp các thông tin liên hệ đầy đủ như số điện thoại, fax, email.
Các lĩnh vực doanh nghiệp đăng ký hoạt động
Theo khoản 1 Điều 7 và khoản 1 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được quyền đăng ký hoạt động trong các ngành nghề không bị pháp luật cấm.
Nếu lựa chọn các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng và duy trì các tiêu chuẩn, điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động.
Người đại diện hợp pháp
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.
Người này không được nằm trong nhóm đối tượng bị pháp luật cấm quản lý hoặc thành lập doanh nghiệp, như đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang thi hành án phạt tù, hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ.
Số lượng thành viên góp vốn
Luật Doanh nghiệp 2020 quy định số lượng thành viên, cổ đông góp vốn tùy theo từng loại hình doanh nghiệp như sau:
| Loại hình công ty | Số lượng thành viên góp vốn |
| Công ty TNHH một thành viên | 1 cá nhân hoặc tổ chức, đồng thời là chủ sở hữu |
| Công ty TNHH 2 thành viên trở lên | Số lượng thành viên có thể dao động từ 2 đến 50 cá nhân hoặc tổ chức. |
| Công ty cổ phần | Cần có ít nhất 3 cổ đông để thành lập, không có quy định giới hạn số lượng tối đa. |
| Công ty hợp danh | Yêu cầu tối thiểu phải có 2 cá nhân tham gia với vai trò thành viên hợp danh. |
| Doanh nghiệp tư nhân | Chỉ có 1 chủ sở hữu là cá nhân chịu trách nhiệm toàn bộ |
Ngoài ra, chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là thành viên hợp danh của công ty hợp danh hoặc chủ hộ kinh doanh.
Vốn điều lệ công ty
Pháp luật hiện không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu hoặc tối đa chung cho các loại hình công ty, ngoại trừ những ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định hoặc vốn ký quỹ riêng biệt.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng khi xác định vốn điều lệ dựa trên quy mô, định hướng hoạt động và khả năng tài chính thực tế để đảm bảo cam kết vốn góp đầy đủ. Nếu ngành nghề đăng ký có quy định về vốn pháp định, vốn điều lệ công ty phải bằng hoặc lớn hơn mức vốn đó.
Chi phí và thủ tục cần thiết sau khi thành lập công ty
Theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, doanh nghiệp khi tiến hành thành lập công ty cần nộp các khoản lệ phí bắt buộc cho cơ quan nhà nước như sau:
- Phí nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: 50.000 đồng/lần.
- Phí công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia: 100.000 đồng/lần.
=> Tổng chi phí bắt buộc: 150.000 đồng/lần đăng ký.
Danh sách các công việc cần hoàn thành sau khi thành lập công ty
Ngay sau khi doanh nghiệp nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần chủ động triển khai các đầu việc dưới đây để đảm bảo hoạt động đúng quy định pháp luật:
- Tiến hành khắc con dấu cho công ty theo mẫu quy định.
- Làm bảng hiệu và treo tại địa chỉ trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Việc không treo bảng hiệu có thể bị xử phạt từ 30 – 50 triệu đồng theo Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
- Đăng ký chữ ký số phục vụ cho các thủ tục khai báo và nộp thuế điện tử.
- Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, dùng để giao dịch và thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài trước ngày 30/01 của năm kế tiếp năm thành lập để tránh bị phạt.
- Góp đủ vốn điều lệ như cam kết trong vòng 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Mua hóa đơn điện tử và làm thủ tục phát hành để có thể xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Bổ sung giấy phép, chứng chỉ hành nghề nếu kinh doanh các ngành nghề có điều kiện theo quy định pháp luật.
- Tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp.
Bài viết trên đã tổng hợp đầy đủ và chi tiết các bước cùng những lưu ý quan trọng trong thủ tục thành lập công ty mới nhất năm 2025 theo quy định pháp luật. Nếu doanh nghiệp mong muốn rút gọn thủ tục chuẩn bị hồ sơ và hoàn thành việc thành lập công ty một cách nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật Ngô Huỳnh Trần để được tư vấn để được hướng dẫn chính xác và nhanh chóng.
